Een van de onderzochte cases in de pilot is het proces van aansprakelijkstelling van de gemeente (Maastricht). De gemeente kan in bepaalde gevallen verantwoordelijk worden gesteld voor schade, bijvoorbeeld als er sprake is van slecht onderhoud aan de weg. Wanneer de organisatie door een derde aansprakelijk wordt gesteld voor schade, onderzoekt zij of ze de claim zal afwijzen, toekennen of, wanneer de claim groter blijkt dan het eigen risico, doorsturen naar de verzekering.
In het onderzoek naar dit zaaktype zijn we begonnen met een grondige analyse van dit proces. Zo hebben we de te nemen stappen van aanvraag tot afhandeling in kaart gebracht, net als de bijbehorende documentstromen. Ook is onderzocht in hoeverre de metadata die in het DMS (document-managementsysteem) van de gemeente aanwezig zijn, aansluiten op het in 2014 vastgestelde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Omdat metadata het vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie mogelijk maakt, is het efficiënt indien hier al bij de creatie van informatie over wordt nagedacht. Het achteraf mappen van metadata is inefficiënt en kan lijden tot een hoge kostenpost voor zorgdragers (in dit geval de Gemeente Maastricht).
Zoals verwacht bleken de metadata in het DMS van de gemeente nog niet voldoende voor de standaard van het e-Depot. Toch was bijna alle benodigde informatie, in diverse systemen, digitaal aanwezig. Vooral uit de ‘Zaaktypencatalogus’ (ZTC) hebben we veel informatie kunnen halen voor het metadataschema. In een toekomstig blogbericht zullen we verder in gaan op onze ervaringen met het zaaktype Aansprakelijkheid.
e-Depot pilot Maastricht 