Op woensdag 23 maart hebben 50 mensen de TMLO Roadshow van Archief 2020 en het Regionaal Historisch Centrum Limburg bijgewoond in Filmhuis Het Domein te Sittard. Arjan Kloosterboer (Nationaal Archief/Archief 2020), Theo Weusten (Gemeente Maastricht) en Peter Bakker (RHCL) presenteerden hun ideeën over het hoe en waarom van metadateren.
Het ‘waarom’ van metadateren
Door het beschikbaar komen van e-Depotvoorzieningen is er momenteel veel aandacht voor metadateren. Toch benadrukt Arjan Kloosterboer in zijn presentatie dat het grip krijgen op je eigen informatievoorziening het belangrijkste doel moet zijn. Metadateren doe je niet (alleen) voor het e-Depot, maar om het vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie mogelijk te maken. Arjan geeft ook aan dat iedereen in de organisatie zich bewust moet zijn van het belang van informatiebeheer – metadatering werkt niet als het alleen wordt opgepakt door DIV en Archief. Een van de grote kansen van metadateren is relateren; in tegenstelling tot een papieren dossier, kun je digitale informatie op allerlei manieren aan elkaar koppelen en in vele ordeningen tevoorschijn laten komen.
De praktijk van metadateren
Na de presentatie van Arjan, waren Peter Bakker en Theo Weusten de aangewezen personen om in te gaan op de praktijk van metadateren; zij zijn namens het RHCL en de Gemeente Maastricht een pilot gestart om ervaring op te doen met het digitaal overbrengen, beheren en toegankelijk houden van collecties van decentrale overheden. In de pilot worden het zaaktype ‘aansprakelijkheid’ en zaaktype ‘WABO niet-monumentale bouwvergunning’ van de gemeente Maastricht onderzocht. Theo tipt de aanwezigen om bij metadateren vooral niet te beginnen met de meest complexe documentstromen, maar met een relatief eenvoudige case te beginnen.
Creëren is archiveren
Peter Bakker benadrukt in zijn presentatie onder andere de timing van metadateren. Volgens hem is het essentieel dat hier al bij de creatie van informatie over wordt nagedacht, zodat iedereen in de organisatie meedenkt en er kennis wordt opgedaan van de eigen informatiestromen en systemen. Uiteindelijk is dit efficiënter en minder kostbaar dan het achteraf mappen van metadata.
Afsluiting
De dag werd succesvol afgesloten met een mappingsopdracht, waarin de deelnemers alvast kennis maakten met de praktijk van metadateren. In de oefening bleek onder andere dat elementen uit TMLO soms multi-interpretabel zijn, en dat het van belang is om samen tot een eenduidige interpretatie komen.
Het RHCL bedankt alle deelnemers en sprekers hartelijk voor hun inzet, en natuurlijk ook Filmhuis Het Domein voor de facilitering.
De Presentaties
Arjan Kloosterboer – Metadateren, duurzame toegankelijkheid van informatie
Theo Weusten en Peter Bakker – Metadatering TMLO in de e-Depot pilot met de gemeente Maastricht
e-Depot pilot Maastricht 