Naast een uitgebreid onderzoek naar de archivering van twee werkprocessen, wordt er binnen de e-Depot pilot ook een businesscase opgesteld voor het eerder ‘uitplaatsen’ van digitale dossiers naar een e-Depot. In plaats van de traditionele overdrachtstermijn van 20 jaar, wordt in het geval van uitplaatsen de uitvoering van het beheer overgenomen door een organisatie die is ingericht op duurzaam beheer binnen een e-depotomgeving. De businesscase wordt voor de gemeente Maastricht opgesteld door het adviesbureau BMC. Zij vergelijken daarin vier scenario’s:
- Geen e-depot realiseren, en doorgaan op de bestaande wijze
- De gemeente Maastricht gaat een eigen e-Depot implementeren
- De gemeente gaat alleen het digitaal archiefbeheer van definitief te bewaren archiefbescheiden uitbesteden aan het RHCL
- De gemeente gaat het archiefbeheer volledig uitbesteden aan het RHCL inclusief vernietiging van de tijdelijk te bewaren archieven
Meer dan alleen een financieel plaatje
Op basis van het (voorlopige) onderzoek van BMC kan de conclusie worden getrokken dat een uitgeplaatst archief bij het RHCL goedkoper uitpakt dan bijvoorbeeld een eigen oplossing bij de gemeente Maastricht. Maar nog belangrijker zijn de kwalitatieve en maatschappelijke baten. Een gezamenlijk extern e-Depot in de regio kan lokale overheden ‘ontzorgen’ doordat het beheer worden geregeld door een centrale instelling die expertise en middelen bundelt voor het duurzaam beheer van digitale archiefbestanden.
e-Depot pilot Maastricht 