Eindpresentatie e-Depot Pilot

Op donderdag 7 juli presenteert het Regionaal Historisch Centrum Limburg in de Raadzaal van de Gemeente Maastricht zijn bevindingen van de e-Depot pilot. In dit traject over digitaal informatiebeheer onderzocht het RHCL in samenwerking met de Gemeente Maastricht de totstandkoming van een e-Depotvoorziening, en de daarbij horende organisatorische, technische en financiële gevolgen.

De pilotresultaten zijn van groot belang voor iedereen die vanuit bestuur, beleid en in de praktijk bezig is met digitaal informatiebeheer. De presentatie van het eindrapport wordt ingeleid door prof. dr. Klaartje Peters (Universiteit Maastricht), die een voordracht zal geven over het belang van duurzaam informatiebeheer bij regionale samenwerking.

Programma

Het beknopte programma ziet er als volgt uit:

• 13.00 uur: Inloop met koffie/thee
• 13.30 uur: Introductie Lita Wiggers (directeur RHCL)
• 13.45 uur: Voordracht Klaartje Peters (Bijz. Hoogleraar Lokaal en Regionaal Bestuur)
• 14.15 uur: Diana Teunissen (Directeur Digitale Infrastructuur Nationaal Archief) en Erwin Steegen (Implementatiemanager e-Depot RHCL) over de landelijke e-Depotinfrastructuur
• 14.45 uur: Pauze met koffie/thee
• 15.00 uur: Panelgesprek over de pilotresultaten, waaronder de Business Case, o.l.v. Jeroen Seeverens (Xentropics), met o.a. Theo Weusten (projectleider Gemeente Maastricht) Peter Bakker (digitaal informatiedeskundige RHCL), Boy Gerrits (plaatsvervangend gemeentearchivaris bij de gemeente Maastricht), en Gershon Janssen (IT architect)
• 16:00 uur: Symbolische opening e-Depot met aansluitend een borrel
• 17:00 uur: Einde

Het volledige programma wordt ter plekke uitgereikt.

Locatie en aanmelden
De bijeenkomst vindt plaats in de Raadzaal van de Gemeente Maastricht, Mosae Forum 10, 6211 DW Maastricht (ingang Gubbelstraat). Parkeren kan bij Q-Park Mosae Forum, Maasboulevard 40.

Aanmelden kan via Stefan Meuleman, meuleman@rhcl.nl. Wacht niet te lang met aanmelden, want het aantal plaatsen is beperkt.

Business Case Uitplaatsing

Naast een uitgebreid onderzoek naar de archivering van twee werkprocessen, wordt er binnen de e-Depot pilot ook een businesscase opgesteld voor het eerder ‘uitplaatsen’ van digitale dossiers naar een e-Depot. In plaats van de traditionele overdrachtstermijn van 20 jaar, wordt in het geval van uitplaatsen de uitvoering van het beheer overgenomen door een organisatie die is ingericht op duurzaam beheer binnen een e-depotomgeving. De businesscase wordt voor de gemeente Maastricht opgesteld door het adviesbureau BMC. Zij vergelijken daarin vier scenario’s:

• Geen e-depot realiseren, en doorgaan op de bestaande wijze
• De gemeente Maastricht gaat een eigen e-Depot implementeren
• De gemeente gaat alleen het digitaal archiefbeheer van definitief te bewaren archiefbescheiden uitbesteden aan het RHCL
• De gemeente gaat het archiefbeheer volledig uitbesteden aan het RHCL inclusief vernietiging van de tijdelijk te bewaren archieven

Meer dan alleen een financieel plaatje
Op basis van het (voorlopige) onderzoek van BMC kan de conclusie worden getrokken dat een uitgeplaatst archief  bij het RHCL goedkoper uitpakt dan bijvoorbeeld een eigen oplossing bij de gemeente Maastricht. Maar nog belangrijker zijn de kwalitatieve en maatschappelijke baten. Een gezamenlijk extern e-Depot in de regio kan lokale overheden ‘ontzorgen’ doordat het beheer worden geregeld door een centrale instelling die expertise en middelen bundelt voor het duurzaam beheer van digitale archiefbestanden.

Landelijke kennisdeling e-Depot pilots

Op donderdag 14 april gaf Erwin Steegen (RHCL) een presentatie over de e-depot pilot op het ‘IMO’ (Implementatiemanagersoverleg) bij het Nationaal Archief. Erwin sprak daar in zijn functie als implementatiemanager van het RHCL; hij organiseert de interne implementatie van het e-depot en verzorgt de verbinding met landelijke, regionale en lokale ontwikkelingen. Samen met de andere RHC’s en het Nationaal Archief is een landelijke structuur opgetuigd, waarin het IMO in Den Haag een centrale rol vervult. Het doel van de bijeenkomst van 14 april was om elkaar op de hoogte te houden van de voortgang van de diverse pilots die momenteel lopen.

Het verspreiden van kennis over digitale duurzaamheid is iets waar vanuit het Nationaal Archief en Archief 2020 sterk op wordt ingezet. Deze blog is dan ook niet de enige plek waar je kunt lezen over interessante ontwikkelingen op het gebied van duurzaam informatiebeleid. Naast de presentatie van Erwin over onze eigen pilot, willen we je daarom graag wijzen op vier andere interessante bronnen.

Overzicht e-depot pilots
Via deze link kom je op een handig overzicht van alle lopende pilots bij de RHC’s.

BREED Netwerk
Op het BREED Netwerk wordt veel kennis, ervaring en nieuws gedeeld op het gebied van (D)IV, Records Management en Informatie Management. Bekijk bijvoorbeeld eens de TMLO groep, waar vakgenoten elkaar helpen met vragen en antwoorden over de standaard: http://www.breednetwerk.nl/group/tmlo.

Informatie2020
Op de Pleio-omgeving Informatie2020 (https://informatie2020.pleio.nl) vindt worden best practices en instrumenten gedeeld met iedereen die geïnteresseerd is in duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Ook hier wordt in groepen gewerkt aan verschillende (deel)onderwerpen.

Archief 2020
Het al eerder genoemde Archief 2020 (https://archief2020.nl/) is een innovatieprogramma waarin de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samenwerken om te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie.

Geslaagde TMLO Roadshow Limburg

Op woensdag 23 maart hebben 50 mensen de TMLO Roadshow van Archief 2020 en het Regionaal Historisch Centrum Limburg bijgewoond in Filmhuis Het Domein te Sittard. Arjan Kloosterboer (Nationaal Archief/Archief 2020), Theo Weusten (Gemeente Maastricht) en Peter Bakker (RHCL) presenteerden hun ideeën over het hoe en waarom van metadateren.

Het ‘waarom’ van metadateren
Door het beschikbaar komen van e-Depotvoorzieningen is er momenteel veel aandacht voor metadateren. Toch benadrukt Arjan Kloosterboer in zijn presentatie dat het grip krijgen op je eigen informatievoorziening het belangrijkste doel moet zijn. Metadateren doe je niet (alleen) voor het e-Depot, maar om het vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie mogelijk te maken. Arjan geeft ook aan dat iedereen in de organisatie zich bewust moet zijn van het belang van informatiebeheer – metadatering werkt niet als het alleen wordt opgepakt door DIV en Archief. Een van de grote kansen van metadateren is relateren; in tegenstelling tot een papieren dossier, kun je digitale informatie op allerlei manieren aan elkaar koppelen en in vele ordeningen tevoorschijn laten komen.

De praktijk van metadateren
Na de presentatie van Arjan, waren Peter Bakker en Theo Weusten de aangewezen personen om in te gaan op de praktijk van metadateren; zij zijn namens het RHCL en de Gemeente Maastricht een pilot gestart om ervaring op te doen met het digitaal overbrengen, beheren en toegankelijk houden van collecties van decentrale overheden. In de pilot worden het zaaktype ‘aansprakelijkheid’ en zaaktype ‘WABO niet-monumentale bouwvergunning’ van de gemeente Maastricht onderzocht. Theo tipt de aanwezigen om bij metadateren vooral niet te beginnen met de meest complexe documentstromen, maar met een relatief eenvoudige case te beginnen.

Creëren is archiveren
Peter Bakker benadrukt in zijn presentatie onder andere de timing van metadateren. Volgens hem is het essentieel dat hier al bij de creatie van informatie over wordt nagedacht, zodat iedereen in de organisatie meedenkt en er kennis wordt opgedaan van de eigen informatiestromen en systemen. Uiteindelijk is dit efficiënter en minder kostbaar dan het achteraf mappen van metadata.

Afsluiting
De dag werd succesvol afgesloten met een mappingsopdracht, waarin de deelnemers alvast kennis maakten met de praktijk van metadateren. In de oefening bleek onder andere dat elementen uit TMLO soms multi-interpretabel zijn, en dat het van belang is om samen tot een eenduidige interpretatie komen.

Het RHCL bedankt alle deelnemers en sprekers hartelijk voor hun inzet, en natuurlijk ook Filmhuis Het Domein voor de facilitering.

De Presentaties

Arjan Kloosterboer – Metadateren, duurzame toegankelijkheid van informatie

Theo Weusten en Peter Bakker – Metadatering TMLO in de e-Depot pilot met de gemeente Maastricht

23 maart: TMLO Roadshow

Archief2020, het samenwerkingsproject van het Rijk en de koepelorganisaties (IPO, VNG en Unie van Waterschappen), levert steeds meer concrete producten op die te maken hebben met de digitale duurzaamheid van overheidsinformatie. Een van die producten heeft u in een eerder blogbericht al voorbij zien komen: het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).

Lokale overheden die hun informatie duurzaam toegankelijk willen maken en daartoe een toepassingsprofiel willen opstellen, hebben met het TMLO een handig hulpmiddel in handen.

Maar wat is eigenlijk een toepassingsprofiel? Wat is nut en noodzaak? Over welke overheidsinformatie gaat een toepassingsprofiel? Hoe werkt het opstellen van een toepassingsprofiel? Hoe verhoudt TMLO zich tot andere standaarden op archiefgebied?

Op deze vragen willen wij – Archief 2020 en het Regionaal Historisch Centrum Limburg – u graag een antwoord geven tijdens de TMLO Roadshow in Limburg, op 23 maart van 13.30 tot 16.30 bij Filmhuis Het Domein te Sittard. Tijdens de presentaties zal er enerzijds worden ingegaan op de theorie anderzijds op de praktijk, in de vorm van metadata-mapping en het delen van ervaringen.

De presentatie is bij uitstek bedoeld voor medewerkers informatievoorziening in uw organisatie die zich bezig houden met metadatering. Wij nodigen de Limburgse gemeenten, waterschappen en andere organisaties van harte uit aan deze Roadshow deel te nemen.

Datum: 23 maart 2016, 13.30-16.30u
Locatie: Filmhuis Het Domein (in Museum De Domijnen), Kapittelstraat 6, Sittard
Parkeren: Odaparking, Haspelsetraat 41
Aanmelden: meuleman@rhcl.nl

Zaaktype Aansprakelijkheid

Een van de onderzochte cases in de pilot is het proces van aansprakelijkstelling van de gemeente (Maastricht). De gemeente kan in bepaalde gevallen verantwoordelijk worden gesteld voor schade, bijvoorbeeld als er sprake is van slecht onderhoud aan de weg. Wanneer de organisatie door een derde aansprakelijk wordt gesteld voor schade, onderzoekt zij of ze de claim zal afwijzen, toekennen of, wanneer de claim groter blijkt dan het eigen risico, doorsturen naar de verzekering.

In het onderzoek naar dit zaaktype zijn we begonnen met een grondige analyse van dit proces. Zo hebben we de te nemen stappen van aanvraag tot afhandeling in kaart gebracht, net als de bijbehorende documentstromen. Ook is onderzocht in hoeverre de metadata die in het DMS (document-managementsysteem) van de gemeente aanwezig zijn, aansluiten op het in 2014 vastgestelde Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). Omdat metadata het vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie mogelijk maakt, is het efficiënt indien hier al bij de creatie van informatie over wordt nagedacht. Het achteraf mappen van metadata is inefficiënt en kan lijden tot een hoge kostenpost voor zorgdragers (in dit geval de Gemeente Maastricht).

Zoals verwacht bleken de metadata in het DMS van de gemeente nog niet voldoende voor de standaard van het e-Depot. Toch was bijna alle benodigde informatie, in diverse systemen, digitaal aanwezig. Vooral uit de ‘Zaaktypencatalogus’ (ZTC) hebben we veel  informatie kunnen halen voor het metadataschema. In een toekomstig blogbericht zullen we verder in gaan op onze ervaringen met het zaaktype Aansprakelijkheid.

Welkom!

Welkom op deze blog van het Regionaal Historisch Centrum Limburg, waarin we kennis delen over de totstandkoming van een e-Depotvoorziening bij de gemeente Maastricht.

Het e-Depot van het RHCL is een tenant binnen de landelijke infrastructuur die het Nationaal Archief bouwt in opdracht van het ministerie van OCW. In het e-Depot komt niet alleen informatie terecht van ministeries en organisaties die landelijk opereren. Het zal ook gebruikt worden voor het archief van gemeenten, waterschappen, maatschappelijke organisaties en particulieren in de provincie Limburg. Om ervaring op te doen met het digitaal overbrengen, beheren en toegankelijk houden van dat soort collecties, is het RHCL een pilot gestart met de Gemeente Maastricht.

Op deze plek zullen we onze ervaringen delen over de technische en organisatorische uitdagingen die het ontwikkelen van een e-depotvoorziening met zich meebrengt. We denken dat het van belang is dat lokale overheden geïnformeerd worden over digitale duurzaamheid, en hopen dat vergelijkbare projecten van de resultaten kunnen leren. In de pilot worden twee zaaktypes/documentstromen onderzocht waarvan de bevindingen zowel breder bij het RHCL als landelijk hun weerslag zullen kennen: zaaktype ‘aansprakelijkheid’ en zaaktype ‘WABO niet-monumentale bouwvergunning’. Daarnaast zullen nog andere onderwerpen onderzocht worden tijdens deze pilot, onder andere ‘uitplaatsing’ van archief en ‘Actieve Openbaarheid’.